給与明細電子化配信サービス「WEB給®」の活用方法（１）～社内報機能～

弊社が展開するプロダクト製品の中で、もっとも長くサービスを行っている給与明細電子化配信サービス「WEB給®」
その名の通り、給与・賞与といった紙の明細書を電子化して配信するクラウドサービスですが、今回は明細の配信だけではない、コロナ禍だからこそご活用いただきたい機能をご紹介します。

活用例（１）社内報機能
給与・賞与明細の配信だけではなく、明細と一緒に同封されていた社内報や社内回覧といった社内でのみ共有される情報も、データ形式（※1）にして、社員・アルバイトスタッフに配信できる機能です。
（2017年11月リリース：ウェブインパクト、給与明細配信システム「WEB給」がバージョンアップ～社内報などのデータ配信が可能に～）

配信できるデータ形式は、.jpgや.png、PDFデータをはじめ、.xlsxや.docxなど制限以内であれば、すべてのファイル形式（※1）を送信する事が出来ます。
※1：1度に配信できるのは1ファイル、10MB までのデータになります。

給与・賞与明細を配信するタイミングで、合わせて社内報として配信したいデータを添付することも可能ですが、社内報のみ配信したい場合は、管理者は以下の手順で配信を行います。

①配信したいデータを用意する。
②配信する対象者を指定する場合はスタッフリスト（CSV）を用意する。
（WEB給のスタッフ一覧からエクスポートしたCSVデータをそのまま利用することも可能です。）
③社内報メニューから新規社内報で配信内容を作成し、①のデータと全社員向けにチェック、もしくは②で用意したスタッフリストを選択して、確認→送信。

管理画面／社内報送信イメージ（自由テキスト作成、予約配信が可能です）

社員・スタッフ側のマイページ

管理者から配信されたデータは、社員・スタッフの「WEB給®」マイページにある、社内報でデータを確認することが可能です。
個人設定で「PDFメールを受信する」と設定している場合は、登録されているメールアドレスへ配信時に作成された本文とデータが一緒に添付された形で送信されます。

コロナ禍によって、日本では「緊急事態宣言」が発令され、解除された後も働き方制度の変更・見直しや、行政から通知された新しいガイドラインに沿った業務体制が求められている企業も多いかと思います。こうした情報を全社員や、関係する部門に向けて伝達、通知する場合に、「WEB給®」の社内報機能をご活用いただくと便利です。
※2017年以前からご利用中のお客様で社内報機能がメニューに表示されていない場合は、弊社までお問い合わせください。

「WEB給®」とは？
給与明細を紙から電子化（Web化）してメールなどで受け取ることができるサービスです。電子化することで、印刷、郵送費、封詰め作業などが不要となり、コストを削減します。毎月決まったルーティーンワークも大幅に削減します。給与明細書を紛失するといったことも防げるため、個人情報の漏洩防止対策としてもニーズが高まっています。

給与明細電子化配信サービス「WEB給®」製品ページ：https://webq.cloud/

「WEB給®」に関するお問い合わせはこちらから：https://www.webimpact.co.jp/web_q/#contact

給与明細電子化サービス「WEB給®」導入事例のご紹介～明治企業株式会社様～

明治企業株式会社（代表取締役 田坂 和也）は、清掃・設備管理など総合ビルメンテナンス業の老舗企業です。約180名の社員・アルバイトスタッフは、毎日都内100ヵ所以上の現場で作業を行っています。社員・アルバイトスタッフの半分が60代以上で、75歳以上の方も多く勤務されています。ITやインターネットが苦手な世代で、携帯電話（ガラケー）を利用する方々も多いそうですが、給与明細書を電子化（WEB化）することは必要だとご判断をされ、ご利用をいただいています。今回は「WEB給®」の導入をご決断いただいた代表取締役田坂様と、総務部の石田様に「WEB給®」を導入する前と、導入してからの状況をインタビューさせていただきました。

インタビューにご対応をいただいた総務部 石田様

Q1：給与明細書を電子化された理由をお聞かせください。

田坂様：毎月、石田さんがタイムカードを集め、給与計算を行う業務で残業が発生するなど、負担になっていると感じていました。少しでも業務が楽になるいい方法がないかと思っているときに、給与明細電子化配信サービス「WEB給®」に出会い、これなら弊社にも導入ができると思いました。

Q2：御社で行われている給与明細書の発行フローを教えていただけますか？

石田様：毎月20日で勤務表を締めます。各現場（現状は100ヵ所以上）ごとに出勤簿を集め勤務時間を手計算しています。
そして、集計した勤務時間を給与奉行へ入力→間違いがないか経理部長と読み合わせ→給与明細書の発行→封詰め→郵送という作業です。現場が本社（墨田区）から近いようであれば私が給与明細書を届けに行く場合もあります。弊社は28日が給与支給日で、銀行への振り込み期日が3営業日前迄なので、土、日、祝日が挟まる場合は、わずか数日でこの作業を全員分行わなければならず残業が発生する時もあります。

Q3：社員・アルバイトスタッフの半分が60代以上と伺いましたが、給与明細書を電子化する際にどのような手順で紙からWEBへ移行されましたか？

石田様：「WEB給®」の導入が決まった際に、給与明細書を今後電子化しますという案内書と合わせ、「今後受け取る給与明細は、紙もしくは電子化（WEB化）どちらを希望しますか」というアンケートを取りました。その結果、半分以上が現行通り、紙での受け取りを希望し、約50名が電子化（WEB化）された「WEB給®」で受け取ると希望しました。現在もその人数は大きく変わっていません。「給与明細書を紙で希望する方の理由は、PCやスマートフォンをまだ持っていない、インターネットに接続できない（メールを使っていない）、スマートフォンの使い方がわからない」という理由が多いようです。「WEB給®」を導入してから約10ヵ月ほどになります。今後は給与明細書の紙で受け取りを希望する、60代以上の社員・アルバイトスタッフ、全員をどのような方法で「WEB給®」に移行できるか弊社の課題だと思います。

Q4：業務改善のために「WEB給®」を導入していただきましたが、現状はまだ紙の給与明細書と電子化（WEB化）した「WEB給®」と2パターンでの運用となっているようですが、業務量が増えてはいませんか？

石田様：そんなことはありません！「WEB給®」を導入し、紙とWEBの２パターンで運用を行っておりますが、約50名分の給与明細書を電子化（WEB化）したお陰で、封詰めや郵送対応を行う作業時間は、約半日ほど削減されていることを実感しています。 
また、新入社員や新規のアルバイトスタッフに対しては、最初から「WEB給®」で給与明細を発行することを前提としていますので今より紙で発行する人数は増えないと思っています。

作業時間やコストが削減されていることを実感いただき、安心しました！！

Q5：「WEB給®」の使い勝手はいかがでしょうか？

石田様：シンプルで使いやすいので「WEB給®」で使い方がわからないことは今はありません。インポートエラーとなった場合も、「このCSVデータがおかしいかな？」と操作しているうちに解決ができました。特に弊社では、コメント欄を活用しています。年末調整など全社員向けのコメントと、手当や契約更新については個別コメントを活用しています。
65歳以上の方は半年毎、70歳以上の方は3ヶ月毎に契約を更新する必要があり、その都度郵送をしています。もし全員が「WEB給®」を活用できるようになった場合には、社内報機能で、契約書のPDFを添付して案内する方法も活用できるかもしれません。

Q6：御社のまだ「WEB給®」に移行できていない、60代以上の社員・アルバイトスタッフのために弊社がお手伝いできることはありますか？

石田様：らくらくフォンのように、文字が大きく、ご年配の方でもわかりやすい操作マニュアルがあればぜひ活用したいです。

Q7：まだ給与明細を電子化（WEB化）していない企業へアドバイスがあればぜひお願いします。

石田様：全社員・アルバイトスタッフが給与明細を電子化（WEB化）はできておりませんが、「WEB給®」を導入することを社員・アルバイトスタッフに案内する際に、電子化（WEB化）しますということだけをお伝えしたのではなく「給与明細を電子化（WEB化）するとこんなメリットがあります！」という内容を記載してアピールをしました。その効果は大きかったと思います。

田坂様：高齢の方ほどインターネットやスマートフォンの操作に抵抗を感じていると思う一方で、「給与明細が電子化（WEB化）するこの機会にスマホに買い替えてみる」など、積極的にインターネットやWEBを使ってみたいという方もいました。高齢者が多い企業だからIT化は難しいと思わずに、企業としては業務が少しでも改善することであれば、積極的にIT化するべきだと思います。



日本は、少子高齢化が進み2025年には65歳以上の高齢者人口が占める割合は、約30％になると予測されています（※参照）。その為これからは、65歳以上の高齢者も重要な労働力となり、「生涯現役」として働きつづけられる社会環境の確立も必須です。田坂様は、「高齢化社会であっても企業にとってIT化は必須。」というお考えのもと、給与明細の電子化（WEB化）をご決断されました。「近い将来さまざな事がWEB化し、IT技術はもっと進むだろう、いずれやるなら今やるか、やらないかの判断です。」とお話いただいた事が印象的でした。弊社は、給与明細電子化サービス「WEB給®」も、幅広い年齢層でご導入、ご活用をいただけるよう、よりよいクラウドサービスを提供して参りたいと思います。田坂様、石田様、貴重なお時間をありがとうございました。
（※）https://www8.cao.go.jp/kourei/whitepaper/w-2018/html/zenbun/s1_1_1.html


給与明細の電子化を検討中のご担当者様、
1ヶ月無料でご利用いただける体験版の提供も行っております。
お気軽にお問い合わせください。

給与明細電子化配信サービス「WEB給®」製品ページ：https://webq.cloud/

「WEB給®」に関するお問い合わせはこちら：https://www.webimpact.co.jp/web_q/#contact

電話でのお問い合わせはこちら：「WEB給®」専用フリーダイヤル：0120-997-853