2年ほど前から、給与明細電子化配信サービスを既にご利用になっていたそうですが、そのサービスが昨年秋に終了となり、新たに弊社の「WEB給®」をお選びいただき、サービスの乗り換えをされました。
今回、「WEB給®」の管理担当者である、管理部の松川様にご利用いただいているご感想と合わせ、サービスを乗り換える際にどのような点を重要視されたのか、インタビューをさせていただきました。
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| たくさんの観葉植物でレイアウトされた緑あふれるエントランス |
Q1．給与明細の電子化はいつからされていますか？
松川様：約2年前からになります。Q2．当時、給与明細を電子化されたきっかけはありますか？また、給与明細を電子化して良かった点を教えてください。
松川様：給与明細を電子化する前は、紙に印刷して配布していました。でも、弊社はグループ会社が多く、給与明細を渡す方の半数以上が本社勤務ではないため、郵送をする必要がありました。そのため、切手代がかさむだけでなく、住所と氏名に誤りがないかを確認しながら封入する作業も必要となり、とても時間がかかっていました。具体的にはどのくらいの作業時間がかかっていましたか？
松川様：当時、40～50名分の封入作業を1人で行っていたので、丸1日はかかっていました。残業することも度々あり、気持ちの面でも負担が大きく、代表の金弘厚雄も心配していたようで、電子化の導入に至りました。
給与明細を電子化されたことで丸1日かかっていた作業はどのくらい削減されましたか？
松川様：今では、給与計算されたデータをアップロードするだけなので、15分くらいで終わります。その他、アルバイトスタッフや、新入社員の登録作業などを含めても、月に1時間ほどで給与明細を電子化して配信する作業が完了します。本当に楽になりました。
Q3．ご利用されていた給与明細電子化サービスが終了されたことがきっかけで、弊社の「WEB給®」に乗り換えていただきましたが、「WEB給®」をお選びいただいた理由をお聞かせください。
松川様：前に利用していたサービスが終了する連絡を受けてから、すぐに他社の給与明細電子化配信サービスを探しました。その多くが、給与計算ソフトや総務関連ソフトのパッケージ製品の１機能となっており、給与明細の電子化に特化したサービスだけで探すと数社しかありませんでした。4社～5社くらい実際にお試し利用をしながら比較検討を行いました。中でも「WEB給®」は子会社がたくさんある弊社にとってとても使いやすい機能を兼ね備えていたのと、アップロードの手順がとても簡易的だったので、代表である金弘厚雄に報告し、導入を決めました。
Q4．「WEB給®」に乗り換えられる際、心配された事や、お困りごとなどありましたか？
給与明細を電子化で配信する際には、その配信を受ける社員やアルバイトスタッフの同意が必要ですよね（※参照）。サービスを乗り換える際に、その同意をどのように行うべきか少し悩みました。（※：よくあるご質問 | 給与明細電子化ならWEB給）
Q5．「WEB給®」で給与明細の配信を開始されて、使い心地はいかがでしょうか？
以前のサービスより良くなったと思われる点があれば教えてください。松川様：給与計算されたCSVデータのアップロードがとてもスムーズに行えます。あと、ログイン履歴があるのがいいですね。配信された給与明細がちゃんと確認されているかを管理側で確認することができるので良い機能だと思います。
Q6．紙で給与明細を配布している総務や経理ご担当の方へ、給与明細を電子化で配布できる「WEB給®」のおススメポイントがあれば、ぜひお願いします！
松川様：給与明細書は個人情報の最たるもので、印刷された段階で紛失等のリスクが発生するため取り扱いにはとても神経を使います。でも、給与明細書を電子化すると、形のある「印刷物」ではなくなるので紛失の心配はなくなりますし、情報漏洩リスクも大幅に軽減します。このように給与明細を電子化しWEB上で管理できることは、情報セキュリティの観点はもちろんのこと、管理業務が簡素化され、ひいては作業時間の軽減にもつながり、とても助かるものだと思います。松川様のインタビューを通して、「（給与明細書が）紙として印刷された段階でリスクが発生する」というお言葉が大変印象に残りました。
給与明細書を電子化することで、給与明細書を扱う部署の方々が携わる業務へのストレスも軽減できることを知りました。近年、「働き方改革」という言葉を多く見聞きします。コスト削減と業務効率化の２つができる給与明細電子化配信サービス「WEB給®」は、残業を減らし、担当者のストレスも軽減できる、まさにイノベーションサービスだと改めて実感しました。松川様、貴重なご意見そしてお時間をありがとうございました。
給与明細の電子化をご検討中のご担当者様、1ヶ月無料でご利用いただける体験版の提供も行っております。お気軽にお問い合わせください。
給与明細電子化配信サービス「WEB給®️」製品ページ：https://webq.cloud/
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